برنامه ریزی و کنترل پروژه

از منوی Enterprise گزینه Activity Codes را انتخاب کنید 

کد فعالیتها میتواند بصورت Global , EPS یا Project تعریف شود.

1. از پنجره Projects بر روی WBS کلیک کنید

2. در منوی General کد و نام پروژه مورد نظر پروژه خود را وارد کنید.

سطح اول WBS معادل با نام پروژه است.

3. از نوار Command (در سمت راست) بر روی Add کلیک کنید

در General در قسمت WBS Code , عبارت Mob. و در WBS Name عبارت تجهیز کارگاه را وارد کنید.

سایر آیتمهای مربوط به WBS را به همین نحوه وارد نماید.

وقتی یک عنصر به WBS افزوده می شود بصورت خودکار تو رفته (indented) میگردد تا زیر مجموعه سطح قبل شود.

از نوار Command با گزینه های Move UP , Move Down , Move Right , Move Left جایگاه زیر مجموعه را تغییر دهید

1. از منو فایل و سپس New را انتخاب کنید.
2. دکمه آدرس دهی را برای دیدن ساختار پروژه ها کلیک کنید.(که در پست قبل عنوان شده)
3. ردیف " ساختمان نگین " را انتخاب نماید.
4. دکمه Next را بزنید.

1. به پروژه خود یک ID (کدی که به پروژه اختصاص می یابد باید منحصر به فرد و حداکثر شامل 20 کاراکتر باشد) و نام پروژه بدهید و دکمه Next را انتخاب کنید.

1. در فیلد Planned Start تاریخ 8 - May 2020 را به عنوان شروع پروژه انتخاب کنید.
2. روی دکمه Select کلیک کنید.
3. فیلد Must Finish By الزامی نیست.( در آینده در صورت نیاز میتوانید این قید را تعریف نماید در تب Dates tab ) این تاریخ در واقع همان تاریخ درج شده در قرارداد است که با تنظیم آن شناوری پروژه از روی آن محاسبه می شود.
4. دکمه Next را بزنید.

1. روی دکمه آدرس دهی در فیلد Responsible Manager کلیک کنید.
2. Enterprise-setaysh را انتخاب کنید(این بخش در OBS Name همانطور که در پست قبل عنوان شد قابل تعریف است)
3. دکمه Next را بزنید.

"نوع نرخ منابع" برای تخصیص منابع جدید را مشخص کنید.

نوع نرخ را در حالت پیش فرض باقی بگذارید و روی دکمه Next کلیک کنید.

دکمه Finish را انتخاب کنید

ساختار سازمانی سلسله مراتب توسعه یافته برای کمک به پروژه می باشد.دقت در تعریف EPS کمک شایانی به گویا بودن روند انجام پروژه ها در ساختار سازمان است.

میتوانید از جعبه محاوره ای Enterprise Project Structure برای تعیین EPS استفاده کنید. 

برای تعیین EPS گره (پروژه) باید سه فیلد EPS ID - EPS Name - Responsible Manager  را معرفی کنید.

برای تعیین مدیر مسئول باید شخص مورد نظر را در OBS سازمان قبلا تعریف کرده باشید.

فعالیت عبارت است از عملیاتی که در راستای یکی از خروجیهای پروژه صورت می پذیرد.

فعالیت از دو جز تشکیل میگردد:

1. عملیات (Function)
2. خروجی (deliverable)

ساخت سوله : ساخت(عملیات) + سوله (خروجی)

خرید لوله : خرید(عملیات) + لوله (خروجی)

• درک مشترک از فعالیتهایی که باید انجام پذیرند
• تدوین نگرش اولیه از کار در دست
• پایه گذاری اصول مورد نیاز تخصیص و تعهد منابع
• قابلیت دسته بندی مناسب کار
• تعریف برنامه نظارت و کنترل

• تعیین ساختارهای پروژه (WBS , CBS , RBS)
• فهرست فعالیتهای پروژه (Activity List)
• شبکه فعالیتهای پروژه
• زمانبندی پروژه
• بودجه بندی پروژه

1. ارتباط روزمره و موثر بین مدیران پروژه، واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه و مدیران واحدهای عملیاتی برقرار باشد.
2. سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه بایستی وظائف و اختیارات مدیران پروژه و مدیران واحدهای عملیاتی را در خصوص خروجیهای این نظام تعیین نماید.
3. پرسنل واحدهای عملیاتی و اجرائی قابلیت ارائه گزارش به واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه را در قالب سیستم اطلاعات مدیریت تعریف شده داشته باشند.
4. رویه ها، روشها و دستورالعملهای مناسبی جهت اجرای درست این نظام طراحی و در درون سازمان جاری گردد.
5. حمایت و پشتیبانی همه جانبه مدیریت ارشد از این سیستم.

• تعیین مسئولیتهای اجرائی در قبال فعالیتهای تعریف شده.
• تعیین محدودیتهای زمانی برای تهیه برنامه.
• پیدا کردن گلوگاهها و مشکلات پیش از وقوع آنان
• بهبود تخمینها برای پروژه های بعدی
• تعیین برنامه های اجرائی برای کلیه فعالیتهای تعریف شده ای که در پروژه اتفاق خواهد افتاد.
• طبقه بندی گزارشها.
• دانستن اینکه در چه زمانی به اهداف پروژه نمی توان دست یافت.

(زمان - هزینه - محدوده)

زمان : 

• عدم توانایی درتعیین و برآورد مناسب زمان اجرای فعالیتها و نداشتن یک زمانبندی جامع و قابل استناد.
• تغییر مداوم در مقادیر کار و افزایش محدوده عملکرد پروژه از سوی مشتری.
• شرایط روانی کار و نیروی انسانی درگیر با فعالیتهای پروژه. (عدم انگیزه)
• عدم دسترسی بموقع به منابع کلیدی پروژه.
• تاکید بیش از اندازه به کیفیت کار پروژه به جای داشتن دیدگاهی سنجیده و متعادل به سه مقوله مهم زمان، هزینه و محدوده عملکرد.

هزینه :

• عدم امکان تامین منابع مالی طبق برنامه زمانبندی مصوب پروژه.
• عدم وجود نظامی جامع برای مدیریت و کنترل هزینه های پروژه.
• برآوردهای خوش بینانه از هزینه های پروژه در زمان آغاز پروژه از سوی مدیر پروژه و اعضای تیم.
• وجود مشکل در زمینه هزینه های پروژه در خلال مذاکرات قراردادی و اعلام مبلغ قرارداد بطور غیر واقعی از سوی مجریان.
• عدم برآورد دقیق منابع مورد نیاز پروژه.

محدوده عملکرد :

• ارتباط ضعیف بین میان ذینفعان پروژه.
• خوش بینانه نگاه کردن مشتری و اعضای تیم پروژه به فرضیات پروژه و داشتن اهداف غیرواقعی بدون توجه به فن آوری و محدودیتهای روز.
• عدم تجربه کافی از سوی تیم مجری و نیز ضعف در انجام امور مهمی همچون طراحی.

مجموعه ای از فرایندها، روشها، رویه ها و دستورالعملها که مسئولیتها، وظایف کلی و شرح خدمات عوامل دست اندرکار پروژه را برای انجام فعالیتهایی به شرح زیر تعریف و تبیین میکند:

• شناخت اهداف، محیط، محدودیتها،مفروضات و دامنه کار پروژه
• برنامه ریزی پایه و راهبردی پروژه
• برنامه ریزی تفصیلی و عملیاتی پروژه
• کنترل تفصیلی و عملیاتی پروژه

با استقرار سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه انتظار میرود عوامل پروژه در سطوح مختلف بتوانند در زمان اجرا به پاسخ سوالات زیر در محدوده تحت مدیریت خود دست یابند:

• آیا پروژه در زمان مقرر به بهره برداری میرسد؟
• آیا محدودیتها و مفروضات پروژه بررسی و تحلیل شده اند؟
• آیا هزینه نهایی پروژه در سطح بودجه تخصیص یافته است؟
• آیا پروژه با کیفیت از پیش تعیین شده به اتمام خواهد رسید؟

اگر پاسخ سوالات فوق منفی است چه تغییراتی باید انجام داد؟

• سرنوشت پروژه در قبال تغییرات هزینه ، زمانبندی و کیفیت کار چه خواهد بود؟
• ارزیابی بهره بردار یا مجری طرح از نحوه پیشرفت کار چگونه است؟
• ارتباط متقابل هزینه، زمانبندی و کیفیت مورد انتظار چگونه است؟

1. ایجاد زمینه نظارت بر پروژه
2. هدایت طبیعی برنامه ریزی از قدم اول به قدم دوم
3. بررسی از بالا به پایین کمک میکند تا فعالیتهای پروژه از قلم نیفتد
4. جمع پذیری
5. روشن کردن مسئولیتها در قبال نتایج ( از طریق ماتریس مسئولیت)

1. ایجاد همزمانی بین صاحبان پروژه، پیمانکارن، مشاروان و ذینفعان پروژه
2. تعیین مسئولیتها و مسئولین کارها
3. ایجاد نظم مناسب گزارش دهی
4. به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفتن بخشی از پروژه
5. احراز اطمینان از بررسی تمامی اقلامی که بدون تکرار شدن در انتهای پروژه بایستی تحویل داده شود.
6. ایجاد بستر مناسب برای تولید برنامه ای یکپارچه
7. گروه بندی منطقی اقلام قابل تحویل پروژه

• گروه بندی افقی، اقلام را از یکدیگر مجزا میسازد.
• گروه بندی عمودی، اندازه ها و سایز اقلام را مشخص میکند

Work Breakdown Structure (ساختار شکست کار)

چینش سلسله مراتبی از خدمات و محصولات تولید شده توسط پروژه را گویند.

• محدوده پروژه طبق این ساختار تعریف میشود.
• محور اصلی و کلیدی ترین ابزار مدیریت پروژه به شمار می آید.

اگر WBS درست تعریف نشود گزارشگیری،محاسبات منابع و هزینه ای پروژه و محاسبه پیشرفت کار با مشکل مواجه میشود.